Flash info

Information relative à l’organisation de l’Assemblée Générale de l’association sportive du
Golf Club Rochefort Océan

Appel à CANDIDATURES et à SCRUTATEURS 

Chères golfeuses, chers golfeurs,

Nous vous souhaitons avant tout d’être en bonne santé, ce qui reste l’essentiel en ces temps difficiles de crise sanitaire. Tout est compliqué, y compris tenir notre Assemblée générale, afin de valider les comptes, donner quitus de la gestion des derniers exercices et procéder à l’élection de nouveaux membres du Conseil d’Administration.


    Deux ordonnances, 2020-321 du 25/03/2020 et 2020-1497 du 02/12/2020 et leurs décrets d’application nous invitent à tenir cette assemblée à « huis clos », c’est-à-dire sans rassemblement physique des membres en un même lieu. Ces dispositions imposent certaines obligations mais autorisent aussi de nombreux assouplissements.

Dans ce cadre législatif et réglementaire, le Conseil d’Administration réuni le 13/01/2021 a décidé à l’unanimité d’organiser l’Assemblée Générale le 31/03/2021 selon les modalités suivantes :  

1-  Le présent document constitue l’information préalable des adhérentes et adhérents sur l’organisation et le déroulement de l’Assemblée générale et fixe le point de départ du dépôt des candidatures aux postes de membres du Conseil d’Administration.

 

    Les membres de l’Association âgés de 18 ans au moins et à jour de leurs cotisations qui souhaitent se porter candidat doivent se manifester via le formulaire suivant :

Formulaire candidature

Avant le 26/02/2021 à 12 :00 heures.

 

     Outre leurs nom, prénom, mail et âge, les candidats feront part de leurs motivations en quelques lignes et adresseront une photo par mail à l’adresse suivante :

golfrochefortais@gmail.com

 

    Le Conseil d’Administration sera in fine composé de 12 membres.

Comme le prévoient les statuts de notre Association, « le Conseil d’Administration dispose de tous les pouvoirs qui ne sont pas statutairement réservés à l’Assemblée Générale pour gérer, diriger et administrer l’Association en toutes circonstances. »

Depuis la reprise de l’exploitation du golf par Blue Green, ses missions sont essentiellement orientées vers les activités sportives : gestion des compétitions, animation des équipes, suivi de l’école de golf, ou vers des activités associées telles que la vente des licences ou les relations avec les instances fédérales. 

    D’autre part, comme pour toute Association loi de 1901, le Conseil doit gérer ses ressources (adhésions et droits de jeu), assurer une comptabilité, gérer ses relations partenariales et entretenir une communication régulière avec ses adhérentes et adhérents.
Ces missions prennent du temps, de la volonté et supposent un partage des tâches entre tous les membres du Conseil, que ce soit pour les activités de gestion ou les activités sportives.
Six postes sont à pourvoir pour renouvellement des mandats ou remplacement de démissionnaires pour une durée allant de 6 à 2 ans en fonction du nombre de voix obtenues.

2-   Dans le même temps, il est constitué un groupe de 4 scrutateurs chargés d’assurer la validité des votes et le dépouillement du scrutin. Deux scrutateurs ont été désignés par le Conseil, il s’agit de Patrick THIBAULT et Christian DEPARDIEU, qui ne sont pas concernés par le renouvellement de leurs postes.
    Il est donc fait ce jour appel à 2 autres scrutateurs parmi les adhérents de l’Association.
Les volontaires doivent se manifester par mail à l’adresse suivante :

golfrochefortais@gmail.com

 

Les quatre scrutateurs devront s’engager sur l’honneur à garantir l’anonymat des votants. 

3-    A l’issue de la phase de réception des candidatures, soit le 26/02/2021, la convocation à l’Assemblée générale sera adressée aux adhérentes et adhérents par voie de mail, accompagnée des comptes 2019 et 2020, du rapport moral, du rapport sportif, du rapport financier, des éventuels projets de délibération et des « professions de foi » des candidats.

Le nom des scrutateurs sera également transmis.
    Les adhérentes et adhérents pourront poser des questions par mail aux membres du Conseil d’Administration, pendant 10 jours, à l’adresse suivante :

golfrochefortais@gmail.com

 

Une permanence du Conseil assurera la diffusion des questions et des réponses associées à l’ensemble des participants à l’Assemblée Générale au fil de l’eau. 

4-    A compter du 17/03/2021, les votes seront ouverts aux adhérentes et adhérents majeurs et à jour de leur cotisation à l’association, sous forme d’un formulaire dématérialisé dont l’adresse Internet sera alors communiquée. Ce vote concernera :
         a- L’approbation des comptes 2019 et 2020
         b- L’approbation des rapports moral, sportif et financier
         c- L’adoption éventuelle de délibérations
         d- L’élection de 6 membres du Conseil

 

Les votes seront clos le 28/03/2021 à 12 :00 heures précises.
    Le dépouillement interviendra le 31/03/2021 à 10 :00 heures en présence exclusive des 4 scrutateurs au siège de l’Association situé 1608, route Impériale – 17450 St Laurent de la Prée. Si la situation sanitaire nous l’interdit, une visioconférence sera organisée en lieu et place.
    Le Procès-Verbal de l’Assemblée Générale sera diffusé le 1/04/2021 par mail à l’ensemble des adhérents. Dans la foulée, le nouveau Conseil d’Administration sera convoqué afin de désigner Président, vice(s) président(s), Trésorier et Secrétaire. Le résultat sera immédiatement diffusé et mis en ligne sur le site Internet de l’AS.

 

L’ensemble des membres du Conseil d’Administration vous remercie de participer dans ces conditions particulières à l’Assemblée Générale de notre Association Sportive du Golf Club Rochefort Océan.

 

Nous vous invitons à vous exprimer largement tout au long de cette période.


SIGNATAIRES :
Jacky AUTANT (actuel vice-président), Jean BALHADERE (actuel secrétaire), Christian DEPARDIEU (actuel Trésorier), Jacques GAZEAU (actuel vice-président), Esther MICHELATFrancis MICHELAT (actuel Président), Arnaud PECQUEUR, Jean Philippe RIOLLET, Patrick THIBAULT.
Soulignés : les membres sortants  

RESUME DES ACTIONS ATTENDUES :
Adhérer à l’Association pour voter ou être candidat.

Déclaration des candidatures sur l’adresse indiquée accompagnées d’une photo par mail.

Déclarations des scrutateurs volontaires par mail.

 

PROCHAINE ETAPE :
Convocation de l’Assemblée Générale